Surat niaga adalah jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang atau jasa sehingga sering disebut sebagai suratdagang atau surat bisnis.
Jenis jenis dan contohnya
1. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirim seseorang atau organisasi calon pembeli yang isinya meminta pengiriman daftar barang beserta harganya.
Calon pembeli tersebut meminta informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap produk. Biasanya calon penjual akan membalas surat permintaan penawaran tersebut dengan melampirkan katalog atau brosur harga produk.
Bagi calon pembeli, hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut.
- Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.
- Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat penyerahan dan pengiriman barang, serta potongan harga lainnya.
- Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang diperlukan.
2. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dagangannya.
Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli malalui suratnya.
Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.
Adakalanya surat penawaran dikirim untuk membalas surat permintaan penawaran yang diajukan calon pembeli.
Oleh karena itu, di dalam surat penawaran, sebaiknya juga disebut nomor dan tanggal surat permintaan penawaran tersebut, supaya calon pembeli dapat mengingat surat permintaan penawaran yang pernah dibuatnya.
Apabila tidak dapat memenuhi permintaan penawaran tersebut, sebaiknya pihak penjual menuliskan alasannya dengan jelas sambil mencoba menawarkan produk lain sejenis sesuai kebutuhan calon pembeli.
3. Surat Pesanan
Kalau kita sudah membuat surat penawaran, maka kita akan menunggu balasan dari sang pembeli, jika sang pembeli ingin memesan suatu produk ke pada si penjual, maka pembeli akan mengeluarkan Surat pesanan.
Surat ini berisi nama dan jenis barang yang dipesan berikut harganya atau disertai dengan cara pembayaran yang diinginkan. Bila si pembeli melakukan pembayaran melalui bank, maka copy bukti pengiriman/transfer harus dilampirkan.
4. Surat Pengiriman Barang
Jika penjual menyetujui surat pesanan tersebut, maka penjual akan mengirimkan surat pemberitahuan pengiriman barang, ini berguna agar pembeli tau kalau barang yang di inginkannya telah diproses dan dalam sedang perjalanan.
Biasanya surat seperti ini dibuat dalam pengiriman barang secara partai besar dan jauh.
5. Surat Pengakuan Penerimaan Pembayaran
Surat Pengiriman pembayaran adalah susrat yang dikirimkan pembeli kepada penjual yang isinya memberitahukan bahwa barang telah diterima dan pembayaran segera penuhi sesuai dengan yagn telah disepakati.
Isi pokok surat pengirian pembayaran adalah sebagai berikut:
- Menyatakan barang sudah diterima dengan baik.
- Menjelaskan cara-cara pembayaran.
- Menyatakan kesan untuk memelihara hubungan kemitraan yang menguntungkan.
- Minta konfirmasi penjual atas pembayaran tersebut.
6. Surat Pengaduan
Surat yang dibuat oleh pembeli ini terjadi karena adanya masalah dengan produk yang diterimanya. Masalah tersebut terjadi karena produk yang dipesan tidak sesuai dengan barang yang diterima.
7. Surat Keberatan
Surat keberatan adalah sebuah sikap penolakan atau keberatan dalam bentuk tertuils. Surat keberatan dapat menjadi solusi dibalik wujudnya sebuah ketidak sepahaman antara si A dan si B. Surat keberatan merupakan salah satu jenis surat yang bersifat formal.
Cara menulis Surat Keberatan dengan format penulisan yang baik. Surat Keberatan dibuat guna menyampaikan bentuk keberatan seseorang, lembaga, instansi atau perusahaan terhadap suatu keputusan atau tindakan yang diambil oleh individu, kelompok, atau komunitas tertentu.
Surat pernyataan keberatan juga biasa digunakan dalam dunia bisnis, seperti sikap staff/karyawan terhadap keputusan jajaran direksi perusahaan atau pimpinan.
Surat pernyataan keberatan dapat mewakili sikap penolakan anda sehingga nantinya akan ditindak lanjuti oleh yang bersangkutan dengan merujuk pada sejumlah hal/keadaan.
8. Surat Permintaan Penangguhan Pembayaran
surat penangguhan pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli yang akan dikirim kepada penjual dengan tujuan untuk meminta kepada penjual supaya pembayaran di tunda atau di undur dari waktu yang sudah disepekati.
Sementara untuk waktu yang tepat untuk membuat surat penangguhan pembayaran ini yaitu sebelum waktu jatuh tempo pembayaran supaya si penjual bisa menentukan apakah surat penangguhan pembayran tersebut bisa di setujui atau tidak.
9. Surat Tagihan
Surat tagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pelanggan karena pelanggan tidak mau atau belum melunasi hutangnya atas barang-barang yang telah diterima, sedangkan jangka waktu atau jatuh tempo pembayaran sudah lewat.
10. Surat Edaran
Surat Edaran adalah surat tertulis yang berisi pemberitahuan resmi yang ditujukan kepada pihak-pihak tertentu di dalam suatu instansi, lembaga, atau organisasi.
11. Surat Promosi Penjualan
Promosi penjualan adalah cara orang atau badan usaha untuk menarik perhatian khalayak ramai terhadap sesuatu yang sedang dikemukakan. Cara ini diharapkan dapat mempengaruhi minat masyarakat terhadap barang/jasa yang dipromosikan.
12. Surat Telegram dan Penegasannya
Telegram adalah suatu alat komunikasi untuk disampaikan jarak jauh dengan cepat dan akurat, pada telegram berisi pesan yang berbentuk kode kode.
Contoh Surat Niaga
Berikut dibawah ini terdapat beberapa contoh surat niaga, diantaranya sebagai berikut:
1. Contoh Surat Permintaan Penawaran
TOKO NANA JAYA
Jl. Panglima No 25
No : 11/SPM/PMT/2016 Nganjuk, 15 Oktober 2016
Perihal : Permintaan Penawaran
Kepada Yth.
PT MAJU TERUS
Jln. Sudirman No 16
Kediri
Dengan Hormat,
Kami beritahukan kepada PT. MAJU TERUS, bahwa kami ingin memperluas usaha dagang kami dalam bidang elektronik aitu AC merk Panasonic.
Perlu diketahui bahwa konsumen di Toko kami semakin meningkat. Akan tetapi, Toko kami belum dapat memenuhi permintaan calon pembeli yang membutuhkan AC terutama merk Panasonic.
Berkenaan dengan hal tesebut, dengan ini kami mohon PT MAJU TERUS mengirimkan daftar harga dan brosur AC merk Panasonic yang disertai keterangan-keterangan berikut ini:
1.) Syarat pembayaran
2) syarat penyerahan barang
3) Syarat pengiriman barang
4) Diskon yang Saudara berikan
Demikian surat permintaan penawaran ini kami buat, semoga kedua belah pihak mendapatkan keuntungan. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
TOKO NANA JAYA
Ratna Binti Nur K.
2. Contoh Surat Penawaran
PT UNIVERSAL S.S
KABUPATEN TULANG BAWANG BARAT
Jl. Raya Translok Unit VI Desa Kibang Budi Jaya Kec. Lambu Kibang Kab. TUBA Barat
Email : – Website : –
Yth,
Pimpinan CV. Aman Sentosa
Bpk. Muis Isnaini
Jln. Nusantara No. 3 Bandar Lampung
Hal : Penawaran Kerjasama
Dengan hormat,
Kami dari PT UNIVERSAL dalam hal ini bermaksud untuk menawarakan kerjasama dengan CV AMAN SENTOSA untuk menjadi distributor produk-produk kami berupa:
- Produk elektronik
- Perlengkapan perabot rumah tangga
- Furnitur, dll.
Kami akan memberikan kompensasi yang sebanding kepada CV AMAN SENTOSA jika bersedia untuk menjadi distributor resmi produk dari perusahaan kami.
Mekanisme bentuk kerjasama dapat kami jelaskan lebih lanjut apabila CV AMAN SENTOSA tertarik dengan tawaran kerjasama yang kami sampaikan.
Demikian surat penawaran kerjasam ini kami buat, atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terimakasih.
Nb: Kami akan menunggu tembusan dari Bpk. Muis Isnaini selaku pimpinan CV AMAN SENTOSA paling lambat 14 hari setelah surat ini Bpk terima.
Bandar Lampung, 18 Mei 2015
Hormat saya,
Maskurin Aslaman
Manager Pemasaran
3. Contoh Surat Pesanan
TOKO UNIVERSAL S.S
KABUPATEN TULANG BAWANG BARAT
Jl. Raya Translok Unit VI Desa Kibang Budi Jaya Kec. Lambu Kibang Kab. TUBA Barat
Email : – Website : –
20 Mei 2015
Nomor : 15/USS-COM/V/2015
Hal : Pesanan Barang
Kepada
Toko Amanah Selalu
Jalan Pattimura No. 30
Bandar Lampung
Dengan Hormat,
Berdasarkan informasi dari surat yang telah saudara ajukan, kami berkeinginan untuk memesan beberapa barang Elektronik sebagai berikut:
- 22 Unit Kulkas
- 20 Unit Mesin Cuci
- 30 Unit TV
- 10 Unit Kipas Angin
- 5 Unit AC
Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah menerima barang dalam keadaan baik.
Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Supiyan Sauri
Direktur
4. Contoh Surat Tagihan
KOP SURAT PERUSAHAAN
Bandar Lampung, 20 September 2012
Nomor : 04/PIU/IX/2012
Perihal : Pemberitahuan Tunggakan
Lampiran : 1 lembar
Kepada,
Yth. Pimpinan PT. Surya Citra Citraan
Jl. Hayam Wuruk No. 34 Teluk Betung
Bandar Lampung
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami beritahukan bahwa menurut catatan keuangan kami pada tanggal 19 September 2011, Anda masih memiliki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp 78.200.000,- (tujuh puluh delapan juta dua ratus ribu rupiah). Jumlah tersebut sesuai dengan faktur nomor 21/KRE/VI/2012. Kami sertakan pula salinan faktur tersebut untuk Anda periksa sesuai dengan data keuangan Anda.
Karena sampai saat ini kami belum juga menerima pembayaran dari Anda, dan sudah terhitung telah lebih dari tiga bulan melewati batas waktu yang telah kita sepakati sebelumnya, maka dengan ini kami sangat berharap anda segera melunasinya. Jika mungkin data tersebut di atas tidak sesuai dengan catatan keuangan Anda, kami persilahkan untuk mengkonfirmasikan hal tersebut kepada kami.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
PT.Informatika de Experta
Deni Setiawan, S.E.
Manajer Departemen Keuangan
